Mail gönderimi sırasında kullanıcılar, farkında olmadan dış (harici) alıcılara gizli veya hassas içerikler gönderebilir. İşte bu gibi durumları önlemek için Microsoft Exchange Server, MailTips adlı uyarı sistemini sunar.
Bu makalede, özellikle MailTipsExternalRecipientsTipsEnabled parametresi üzerinde durarak, hem Exchange Server (on-premises) hem de Exchange Online (Microsoft 365) ortamlarında dış alıcılara yönelik mail uyarısının nasıl etkinleştirileceğini detaylı olarak ele alacağız.
İçindekiler
Exchange Server MailTips Nedir?
MailTips, kullanıcılar e-posta oluştururken Outlook (masaüstü), Outlook Web App (OWA) veya Outlook mobil istemcilerde çeşitli uyarılar göstererek, gönderim öncesi farkındalık sağlar. MailTips sistemi, ilk olarak Exchange Server 2010 ile tanıtılmış olup, sonraki sürümlerde de korunmuştur.
Exchange Server MailTips’in Sağladığı Avantajlar
- İstenmeyen Bilgi Sızıntılarını Önler: Kullanıcıları dış alıcılara e-posta göndermeden önce uyarır.
- Güvenlik Farkındalığını Artırır: Olası kimlik avı ya da sosyal mühendislik saldırılarına karşı kullanıcıyı bilgilendirir.
- İletişim Kalitesini Yükseltir: Harici gönderimlerde içerik ve üslup gözden geçirilir.
- Tüm İstemcilerle Uyumlu Çalışır: Outlook (klasik ve yeni), OWA ve Outlook mobil istemcilerde desteklenir.
Exchange Server’da Dış Alıcı Mail Uyarısı (MailTipsExternalRecipientsTipsEnabled) Nedir?
MailTipsExternalRecipientsTipsEnabled parametresi, bir e-postada organizasyon dışındaki alıcılar tespit edildiğinde, kullanıcıya görsel bir uyarı sağlar.
Bu uyarı, e-posta gönderilmeden önce bir bilgilendirme mesajı olarak görünür:
Mobil: “Emailing external recipient(s)”
PC: “The following recipient is outside your organisation: [email protected].”
Bu özellik, varsayılan olarak devre dışıdır ve manuel olarak etkinleştirilmelidir
Exchange Server’da MailTipsExternalRecipientsTipsEnabled Ayarını Etkinleştirme
Varsayılan Exchange Server yapılandırmasında MailTips açık olsa da dış alıcı uyarısı (external recipient tip) kapalıdır.
MailTipsExternalRecipientsTipsEnabled Durumunu Kontrol Etme
Get-OrganizationConfig | fl MailTips*[PS] C:\Windows\system32>Get-OrganizationConfig | fl Mailtips*
MailTipsAllTipsEnabled : True
MailTipsExternalRecipientsTipsEnabled : False
MailTipsGroupMetricsEnabled : True
MailTipsLargeAudienceThreshold : 25
MailTipsMailboxSourcedTipsEnabled : TrueMailTipsExternalRecipientsTipsEnabled Aktif Etme
MailTipsExternalRecipientsTipsEnabled aktif hale getirdiğinizde tüm kullanıcılar ve istemciler (Outlook, OWA, mobil) için geçerli olur.
Set-OrganizationConfig -MailTipsExternalRecipientsTipsEnabled:$trueMailTipsExternalRecipientsTipsEnabled aktif etme işlemi tamamlandıktan sonra 15-20 DK beklenmesi gerekmektedir.
Exchange Server Diğer MailTips Ayarları
| Ayar Adı | Açıklama |
|---|---|
MailTipsAllTipsEnabled | MailTips özelliğinin genel olarak açık olup olmadığını belirler |
MailTipsExternalRecipientsTipsEnabled | Harici alıcılar için uyarı mesajı gösterilip gösterilmeyeceğini belirler |
MailTipsGroupMetricsEnabled | Grup büyüklüğü temelli uyarıların açık olup olmadığını belirler |
MailTipsLargeAudienceThreshold | “Geniş hedef kitle” eşiğini belirler (varsayılan: 25 kişi) |
MailTipsMailboxSourcedTipsEnabled | Out of Office gibi posta kutusu temelli ipuçlarının etkinliğini belirler |
Exchange Online ortamında, dış alıcılarla yapılan ilk iletişimlerde ekstra güvenlik farkındalığı sağlamak için First Contact Safety Tip (İlk Temas Güvenlik İpucu) özelliğini de değerlendirebilirsiniz. Bu özellik, kullanıcılara daha önce hiç e-posta alışverişi yapmadıkları dış alıcılarla iletişime geçtiklerinde görsel bir uyarı sunar.
Detaylı kurulum ve yapılandırma adımları için:
Enable First Contact Safety Tip for Exchange Online
Sonuç
Harici alıcılara e-posta gönderilirken otomatik uyarı gösterilmesi, hem bilgi güvenliğini artırır hem de kullanıcı farkındalığını güçlendirir.MailTipsExternalRecipientsTipsEnabled ayarı sayesinde Outlook ve OWA gibi istemciler, kurumsal iletişimde güvenliğin ilk adımı olan fark ettirme görevini başarıyla yerine getirir.
